인건비 절감, 에너지 절감은 물론이고 직원 복지 비용부터 회식비에 이르기까지 줄일 수 있는 것은 최대한 줄여보자는 것.

그러나 주요 사무업무 가운데 하나인 문서출력에 들어가는 비용을 줄이는 데에는 소홀하기 쉽다.

사무실의 문서출력 시스템을 효율화하면 근무환경 개선을 통한 업무효율성 증대는 물론이고 많은 고정비용을 절감하는 효과도 누릴 수 있다.

프린팅 전문가들은 불황기를 맞아 각 기업들이 매달 발생하는 문서출력비용을 산정해 보고, 비용을 절감할 수 있는 방안을 마련하는 것이 필요하다고 조언한다.

문서출력비용만 기업 연간매출액 1~3% 점유

문서출력비용이 기업 매출에서 차지하는 비용은 생각보다 높다. 시장조사업체 가트너는 기업의 평균문서 출력 비용이 연간 매출액의 1∼3%에 달하고 있다고 집계했다.

시장조사업체 ALL그룹이 전자•통신 등 10개 대표 업종을 대상으로 출력비용이 매출에서 차지하는 비중을 산출한 결과 광고 업종이 무려 14.8%로 1위를 차지했다. 10개 업종 평균은 6%에 달했다. 여기서 그치지 않는다. ALL그룹에 따르면 출력한 문서를 관리하는 데 드는 비용은 출력 비용의 9배에 이른다.

그렇다면 문서출력비용을 줄이기 위한 방법은 무엇이 있을까?

사무실에서 다수의 프린터나 복합기 등을 사용하고 있는 대기업, 중견기업이라면 전사적으로 프린팅 기기 관리를 해주는 ‘통합 출력 관리 서비스(MPS: Managed Printing Service)’를 눈 여겨 볼 필요가 있다.

MPS 서비스를 이용해 문서를 통합 관리하고 업무 개선이 이뤄지면 출력비용을 평균 20∼30%까지 절감할 수 있다는 게 관련업계 설명이다.

MPS 도입 효과는 비용 절감 외에도 다양하다. 프린팅 기기의 재배치 및 통합관리로 기기의 수를 크게 줄일 수 있으며, 이에 따라 기기의 운영관리 및 유지보수에 대한 부담도 줄일 수 있다. 업무효율 증대라는 부수적 효과도 얻을 수 있다.

국내 MPS시장 고성장…2010년 1781억 전망

현재는 HP, 신도리코 등 프린터기 전문 제조업체에서 MPS사업을 하고 있으며, 최근에는 삼성SDS와 LG CNS도 시장에 본격 합류했다.

IDC, 가트너 등의 시장조사기관에 따르면, 한국의 기업용 통합출력관리 서비스 시장은 2006년 868억원에서 2010년 1781억원으로 매년 평균 28%씩 성장할 것으로 예측되고 있다.

무한잉크공급기 잉크리필로 비용절감 효과 ‘쏠쏠’

한편, 프린팅 기기를 다수 보유하고 있지 않으나 출력비용에 부담을 느끼고 있는 중소규모 사업자들이나 개인소비자들이라면 무한잉크공급기를 활용해 큰 비용절감 효과를 거둘 수 있다.

무한잉크공급기(Continuous Ink Supply System)란, 기존의 일회용 카트리지나 리필(재생)잉크 충전방식과 달리 잉크젯 프린터 외부에 대용량의 잉크탱크를 설치하여 튜브로 연결된 전용 카트리지로 지속적으로 잉크를 공급해주는 장치를 말한다.

설치 후엔 사용 중 소모된 잉크만 구입하면 되기 때문에 잉크값 등 프린터 유지비용이 크게 감소되며, 한 번에 많은 양의 잉크를 리필할 수 있으므로 잦은 잉크충전이나 리필의 번거로움을 줄일 수 있다. 또 한 번 쓰고 버리는 일회용이 아니기 때문에 친환경적이다.

현재 퍼스트잉크, 지에스에프엔씨 등의 회사가 무한잉크시장에서 활발한 움직임을 보이고 있다.

리필(재생)잉크 관련 전문솔루션업체인 퍼스트잉크(www.firstink.co.kr)는 사무실이나 가정에서 사용하는 잉크출력비용을 대폭 낮춰주는 무한잉크공급기 신제품 아이리스(IRIS)를 출시한 데 이어, 불황기 어려움을 겪고 있는 소호(SOHO), 즉 소규모 사업체 및 자영업자들을 대상으로 문서출력비용 절감을 위한 컨설팅을 시행한다고 밝혔다.

퍼스트잉크 측은 이를 위해 전화상담 및 온라인상담, 사무실 현장 방문 컨설팅 등을 실시한다. 컨설팅 결과에 따라 프린터 렌털서비스, 무한잉크공급기 설치 등 다양한 솔루션을 제공한다는 계획이다.

퍼스트잉크 정지원 대표는 “대기업의 경우 MPS 도입을 고려하면 좋을 것이고, 중소기업 규모라면 MPS보다는 무한잉크공급기를 활용하는 것이 현실적이고 효과적인 프린팅 솔루션이 될 것”이라고 말했다.

정 대표는 “양질의 다양한 프린팅 전문 서비스가 제공되고 있으므로 불황기를 맞아 비용절감 문제로 고민하고 있는 기업에서는 프린팅을 종이 몇 장 인쇄하는 문제로 간단히 취급하지 말고, 적극적으로 컨설팅을 받아보는 전략적 자세가 필요하다”고 조언했다.