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강태영 업무혁신비서관은 23일 업무관리시스템 e지원에 관해 출입기자들에게 자세히 설명하고 행정관, 행정요원, 비서관이 문서관리카드로 작성한 보고서가 e지원을 통해 온라인으로 대통령에게 보고되고 지시 받는 의사결정과정을 직접 시연해 보여줬다.

강 비서관은 “업무관리시스템이 가동된 이후에는 보고서 작성자가 처음 만든 문서부터 중간 검토자들이 어떤 의견을 내 어떻게 보고서를 수정했는지 그리고 대통령의 내린 최종 결정과 지시 등 일체의 의사결정 과정이 소상히 기록에 남게 된다”며 “보고사항에 대한 대통령의 결정내용과 지시사항을 행정관과 행정요원들도 바로 확인할 수 있게 된다”고 말했다.

아울러 “누가 처음 정책을 입안했는지 그리고 의사결정 과정에서 과장, 실·국장이 어떤 의견을 제시했는지, 관련부처, 이해관계자와는 어떤 협의를 거쳤는지 하는 정책검증 과정을 비롯한 모든 의사결정 과정을 투명하게 관리할 수 있는 만큼 정책실명제의 기틀이 될 수 있다”고 설명했다.

이처럼 업무관리시스템 e지원은 행정업무를 전산화하거나 단순히 온라인 보고와 전자결재를 시행하는 수준을 넘어 모든 문서의 생성부터 결재 뒤 기록까지 행정업무의 전 ‘라이프 싸이클’을 관리함으로써 디지털시대에 맞게 일하는 방식을 개선하려는 목적 아래 추진되고 있다.

현재 대통령비서실에서 가동 중인 업무관리시스템 e지원은 기존의 그룹웨어와는 달리 문서관리, 기록관리 두 가지 체계를 골간으로 짜였다. 문서관리는 행정의 투명성과 책임성을 확보하기 위해, 기록관리는 공적행위를 철저하게 기록으로 남기기 위한 시스템이다.

그 가운데 문서관리시스템은 문서관리카드를 바탕으로 업무와 문서의 모든 처리과정을 표준화하고 디지털화 할 수 있도록 구축됐다. 그 결과 업무처리 과정, 의사결정 과정을 한 눈에 파악할 수 있게 됐다.

문서관리 카드에는 작성한 보고서의 정보출처, 문서취지, 과제명, 공개여부 등과 거쳐야 할 경로를 명시하도록 했고 이런 과정이 모두 기록된다. 강 비서관은 "△문서처리 과정과 의사결정 과정을 관리해 업무의 투명성과 책임성을 확보하고 △문서의 생성부터 기록까지의 전 과정을 시스템으로 관리하기 위해 문서관리카드를 고안했다"고 말했다.

기록관리시스템은 문서관리를 통해 생산된 모든 공개, 비공개 문서를 축적해 공적행위에 대한 기록을 철저하게 관리하는 체계다. 대통령비서실은 임기 뒤 대통령기록을 전문기록관리기관에 이관하고, 내부 공개심의위원회를 거쳐 공개할 자료는 적극 공개할 방침이다.

강 비서관은 이 날 “문서관리, 기록관리가 체계적으로 이뤄지면 업무처리 및 의사결정이 빨라지고 의사결정 과정이 기록으로 투명하게 남기 때문에 차기정부에서는 정책평가 자료로 활용이 가능하다”고 밝히며 “업무 인수인계 때 필요한 자료를 별도로 작성할 필요가 없으며, 문서 자체가 업무프로세스를 표준화하는 기본이 될 것”이라고 강조했다.